Privacyverklaring cliënten

Wij verwerken uw gegevens om u de best mogelijke behandeling te bieden en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (o.a. Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg en de Zorgverzekeringswet). Uw gegevens worden (tenzij u daar expliciet toestemming voor geeft) uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Specifieke doeleinden voor het verwerken van uw gegevens zijn:

• Het uitvoeren van de geneeskundige behandelingsovereenkomst.
• Bevordering van kwaliteit en veiligheid van de zorg.
• Declareren van de behandeling.
• Behandelen van klachten, geschillen, incidenten en calamiteiten.
• Verrichten van wetenschappelijk en/of statistisch onderzoek.
• Onderwijs en opleiding van personeel.
• Bedrijfsvoering, wettelijke taken en/of verplichtingen.
• Onderhouden van contacten.
• Beveiliging van de informatiesystemen.
• Bescherming van cliënten, medewerkers, bezoekers, gebouwen en goederen.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geheel geautomatiseerde besluitvorming. Uw gegevens kunnen wel worden gebruikt om een profiel van u op te bouwen dat uw behandelaar kan gebruiken om besluiten ten aanzien van uw behandeling te nemen. Profilering voor wetenschappelijk onderzoek vindt alleen plaats met uw uitdrukkelijk toestemming.

• Naam, geslacht, geboortedatum en plaats, contactgegevens zoals e-mail adressen en  telefoonnummers (ook van ouders, verzorgers, voogden, contactpersonen, wettelijk vertegenwoordigers en gezins- of familieleden).
• BSN, nummers identiteitsbewijzen, verzekeringsnummers.
• Gegevens die betrekking hebben op uw gezondheid.
• Verslagen van gesprekken met behandelaren en door u ingevulde vragenlijsten;
• Gegevens over uw medicijngebruik en verstrekking.
• Andere bijzondere persoonsgegevens waaronder gegevens over uw ras/etniciteit, godsdienst/levensovertuiging of seksuele leven voor zover noodzakelijk voor een goede diagnose of behandeling.
• Gegevens s betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen.
• Lichaamsmateriaal, bijvoorbeeld bloed voor zover noodzakelijk voor diagnose.
• Camerabeelden.
• Betalingsgegevens waaronder bankrekeningnummers.
• Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
• Voor gegevens die we gebruiken voor uw diagnose en behandeling of is de grondslag meestal ‘de uitvoering van een overeenkomst waar u als betrokkene partij bent’ (de geneeskundige behandelovereenkomst).
• Als u niet vrijwillig zorg ondergaat is de grondslag ‘voldoen aan een wettelijke verplichting’ of ‘vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag’.
• Indien u of uw omgeving direct gevaar lopen kunnen uw gegevens worden verwerkt onder de grondslag ‘de bescherming van vitale belangen’.
• In een aantal gevallen (bijvoorbeeld financiële verantwoording, toezicht door de inspectie, melden huiselijk geweld) is de verwerking van uw gegevens noodzakelijk om ‘aan een wettelijke verplichting te voldoen’.
• Voor het onderhouden van niet strikt noodzakelijke contacten, werving, beveiliging en bescherming van medewerkers, gebouwen, goederen, informatiesystemen en onze belangen is de grondslag ‘het gerechtvaardigd belang van onze organisatie’.
• In gevallen waarin we ons niet kunnen beroepen op bovenstaande grondslagen vragen wij uw toestemming voor de verwerking, zoals voor wetenschappelijk onderzoek.

We vernietigen uw persoonsgegevens wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn en er geen wettelijke verplichtingen meer bestaat om de gegevens te bewaren. Wij kunnen er indien de gegevens nog nut kunnen hebben ook voor kiezen de gegevens te anonimiseren in plaats van gegevens te verwijderen. De gegevens die wij verwerken ten behoeve van uw behandelovereenkomst, worden opgenomen in uw medisch dossier en worden zoals wettelijke vereist minimaal 20 jaar na het einde van de behandelovereenkomst bewaard. Wij zullen deze gegevens langer bewaren wanneer dit noodzakelijk is voor goede hulpverlening of zorg. Gegevens die verband houden met wetenschappelijk onderzoek bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor het onderzoek. Aangezien onderzoeksvragen voortdurend veranderen en wij nu niet kunnen voorzien welke relevante vragen in de toekomst belangrijk zullen zijn voor wetenschappelijk onderzoek, hanteren wij op ook hiervoor een bewaartermijn van 20 jaar. De bewaartermijn van camerabeelden is in principe vier weken tenzij er een noodzaak is de beelden langer te bewaren in verband met incidenten.

In het kader van uw behandeling kan het noodzakelijk zijn om diverse zorgverleners van onze eigen instelling en andere zorginstellingen te betrekken. Iedereen die direct bij uw behandeling betrokken is heeft toegang tot de gegevens die ze hiervoor nodig hebben. Wij geven, tenzij hiervoor een wettelijke verplichting bestaat, zonder uw toestemming geen gegevens over u aan anderen die niet direct bij uw behandeling betrokken zijn. Indien u naar een andere behandelaar wordt doorverwezen en u hiertegen geen bezwaar heeft, wordt uw toestemming om uw persoonsgegevens aan die behandelaar te verstrekken verondersteld. Voor wetenschappelijk onderzoek geldt dat onderzoekers alleen die gegevens ontvangen die voor de uitvoering van het onderzoek noodzakelijk zijn. Uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, verstrekken wij uw persoonsgegevens aan toezichthouders of andere bevoegde autoriteiten.

In principe verwerken wij uw gegevens in Nederland. Het is echter ook mogelijk dat wij uw gegevens laten verwerken of uw gegevens delen met partijen uit landen buiten de binnen Europese Unie of landen die een gelijkwaardig niveau van privacybescherming hanteren. In sommige gevallen kunnen wij uw gegevens ook laten verwerken of delen met organisaties in landen die niet dezelfde bescherming van persoonsgegevens bieden als de wetgeving in Nederland, hiervoor zal dan steeds een overeenkomst met deze partijen worden gesloten waarin bindende afspraken worden vastgelegd die garanderen dat uw gegevens dezelfde mate van bescherming genieten als waren deze opgeslagen in Nederland.

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Wij beveiligen onze informatiesystemen volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging in de zorg zoals weergegeven in de NEN 7510 en wij maken hierover ook afspraken met onze dienstverleners. Ons personeel en dat van onze leveranciers wordt geïnstrueerd in het veilig omgaan met uw gegevens. Uw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor diegenen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoer van hun werkzaamheden. In het kader van de behandelingsovereenkomst zijn dat o.a. psychiaters, psychologen, verpleegkundigen en secretaresses, maar ook medewerkers van ondersteunende diensten zoals (financiële) administratie en beheerders van informatiesystemen. Medewerkers die in opdracht van onze organisatie betrokken zijn bij de verwerking van uw gegevens, hebben een geheimhoudingsplicht. Als we uw gegevens gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek zullen we uw gegevens zoveel mogelijk pseudonimiseren of zelf anonimiseren waardoor deze niet (direct) naar u herleidbaar zijn.

• U heeft recht op inzage. Dat is uw recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien, u kunt om inzage vragen maar ook om een kopie van de gegevens die we van u hebben.
• U heeft recht op rectificatie en aanvulling. U kunt verzoeken om feitelijk onjuiste persoonsgegevens die wij van u verwerken te corrigeren of aan te vullen.
• U heeft recht op beperking van de verwerking. U kunt ons vragen om (tijdelijk) te stoppen met het gebruik van de gegevens die wij over u hebben.
• U heeft recht op een menselijke blik bij besluiten die wij over u nemen. Aangezien wij geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering gebruiken kunt u vooralsnog geen beroep doen op dit recht.
• U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• U heeft recht op de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gangbaar digitaal formaat zodat u deze bijvoorbeeld ‘mee kunt nemen’ naar een andere zorgaanbieder.
• U heeft het recht om ‘vergeten’ te worden, wij moeten uw gegevens in sommige gevallen verwijderen als u daarom vraagt.

Uw rechten kunnen in een aantal gevallen beperkt zijn. Omdat dit in individuele gevallen kan verschillen en de afwegingen hierin complex zijn kunnen wij daarover in deze verklaring geen uitsluitsel geven. Als u uw rechten uit wilt oefenen kunt u een verzoek daartoe indienen. Eventuele beperkingen van uw rechten zullen tijdens de afhandeling van uw verzoek aan u worden gecommuniceerd. Voor een uitgebreidere toelichting op uw rechten, kunt u de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen. (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Om gebruik te maken van de hierboven genoemde rechten, kunt u contact met ons opnemen via e-mail: privacy@propersona.nl of een brief sturen naar ons contactadres onder vermelding van ‘Rechten van betrokkenen – AVG’. Wij kunnen u alvorens wij uw verzoek in behandeling nemen vragen om uzelf te legitimeren.

Als u een klacht heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan of niet tevreden bent over de afhandeling van uw verzoek tot het uitoefenen van uw rechten kunt u hierover een klacht indienen bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming van Pro Persona.
U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Deze privacyverklaring is gepubliceerd op 29-11-2018 en zal indien daar aanleiding toe is worden gewijzigd. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze website.

Heeft u een vraag over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of u wilt gebruik van de in deze verklaring omschreven rechten, dan kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer via de onderstaande gegevens:

Privacy Officer Pro Persona
Postadres: Wolfheze 2, 6874 BE Wolfheze
e. privacy@propersona.nl
t. 06 – 29 01 83 29

Functionaris voor de Gegevensbescherming
Postadres: Wolfheze 2, 6874 BE Wolfheze
e. functionaris.gegevensbescherming@propersona.nl
t. (026) 483 31 95